El caso Xerox
Una compañía líder mundial como es Xerox ofrecía hace cuatro años su “Virtual Office Program. Find jobs that can be performed from home” (Programa de oficina virtual. Encuentra trabajos que puedas realizar desde casa), y no es que hubiera pandemia, sino una revolución en el cambio de las formas de trabajar.
Esta transformación que se viene operando en la forma en que las organizaciones contratan, son nuevas circunstancias en la que las NT’s tienen una gran cuota de responsabilidad.
Y gracias a la economía digital en la que estamos viviendo, se ha podido sobrellevar mejor la pandemia, porque si no hubiera sido así, la crisis económica no se habría podido superar, no decimos en España, sino a nivel global.
El mensaje de Xerox era muy claro: “En los últimos 30 años hemos reconocido los beneficios de trabajar desde casa. Actualmente contamos con más de 8000 empleados en el hogar que realizan una amplia gama de funciones” y a continuación da una lista de posibles actividades que van desde la atención al cliente, pasando por el apoyo técnico, el desarrollo de software o la asistencia en el ámbito administrativo o de comercialización.
¿Es esto un privilegio al que únicamente pueden acogerse empleados de grandes corporaciones?
Si bien son las grandes organizaciones las que iniciaron esta forma de facilitar el trabajo y disminuir costes de desplazamiento, comidas fuera, etc. a sus empleados, hoy día ya está funcionando en todas las categorías empresariales, que “gracias” a la pandemia han tenido que esforzarse por mantener el ritmo de productividad con un porcentaje importante de su personal trabajando desde casa.
Ya se había producido como consecuencia de un proceso de larga recesión económica después de la Crisis Financiera Internacional 2008-2009, especialmente en el mundo desarrollado, en el que todos los agentes económicos y sociales tuvieron que adaptar posiciones más flexibles con sus contratos laborales y adaptarse a cuáles eran las circunstancias del mercado.
Se quiera o no, esa crisis operó como un anticipo de lo que se nos venía encima sin saberlo ni haberlo previsto nadie: el Covid-19.
Todos los informes y análisis a los que hemos tenido acceso en los últimos tiempos revelan con claridad el cambio en la relación entre outsiders (los que trabajan fuera de las empresas) e insiders (los empleados en plantilla).
Ya fue Charles Handy, uno de los más importantes expertos mundiales en lo que se conoce como “Organizational Behavior” (Comportamiento organizacional) en su obra de 1989 “The age of unreason” (La era de la insensatez), anticipaba que la relación entre outsiders e insiders estaba torciendo el fiel de la balanza claramente a favor de los primeros, anunciándonos ya a qué cambios nos íbamos a enfrentar.
Y la tecnología no sólo no ha dejado de sorprendernos en cuanto a las facilidades que nos brinda, sino en cuanto a los cambios que como consecuencia de ellas se operan en las estructuras de las organizaciones; por ende, en las relaciones laborales.
Tener disciplina
Aunque trabajar desde casa es un sueño hecho realidad para muchas personas, se necesita una gran dosis de autodisciplina para comenzar a trabajar cuando no se tiene un jefe que está todo el día supervisándonos.
En las empresas ocurre que si se da una pérdida de productividad en un determinado departamento y/o equipo de trabajo, la disminución de la eficacia personal y de grupo afectará la eficiencia global de la organización, por lo que uno de los mantras del liderazgo actual es cómo mantener una elevada productividad, al mismo tiempo que las personas estén suficientemente motivadas y comprometidas con el proyecto y la organización.
Cuando se trata del trabajo desde nuestra casa, es muy fácil que, al estar en un ambiente cómodo y relajado, podamos bajar –sin percatarnos de ello- esa productividad a la que estamos acostumbrados.
Calidad en casa como en la oficina
Pero es sencillo establecer qué pautas debemos cuidar para poder seguir ofreciendo a la empresa y/o cliente que nos contrata, que el servicio que brindamos goza de la misma salud y calidad como si lo hiciéramos desde la oficina.
También un aspecto sustancial del trabajo desde casa es facilitar a las madres la crianza de sus hijos, ya que podrán disponer de más tiempo libre para la educación y los juegos.
No se trata de que trabajarán menos horas, porque cuando se adopta este tipo de trabajo se terminan haciendo la misma cantidad de horas semanales o más.
Cómo gestionar el tiempo libre
La cuestión es cómo se administra para que ese tiempo libre, especialmente para las madres, sea tiempo disponible de verdad.
Por ello, daremos algunas reglas que consideramos útiles para que nuestro espacio laboral desde casa no ofrezca variaciones negativas a cómo si desempeñásemos las tareas desde la empresa
1º) Tener la misma sensación de estar en la oficina
En la película “¿Qué pasa con Bob?” (1991), del director Frank Oz, Bill Murray que interpreta a Bob Wiley, que es una persona fóbica que le cuesta salir de su casa, se viste como si fuera a ir a la oficina y tiene un reloj como en los ambientes de trabajo en los que al sentarse a trabajar marca la tarjeta de la hora de inicio, como si estuviera entrando en una empresa y fichando.
O sea, que no es conveniente quedarse en pijama, sino vestirse adecuadamente, no con traje pero de manera informal, para que se tenga la sensación de que se está trabajando y haciendo algo serio, aunque sea desde la comodidad de su propio hogar. Porque hay una regla que se cumple: cuán más descuidada sea la forma en que esté vestido/a también más descuidado/a se sentirá.
¿Cuál es el objetivo entonces? Estando vestido/a de manera que nos hace sentir bien nos pondrá mentalmente como si estuviésemos a instantes de entrar en una reunión, pero además, tendremos una sensación de confort.
Cada vez que nos hemos referido al wellbeing en los ámbitos laborales, pareciera que queda lejos de nuestros lugares particulares, aunque en realidad no debería ser así.
Por definición, nuestra casa es el lugar más cómodo en el que nos podemos sentir. Pero no todas las personas pueden tener esa sensación cuando se trata de trabajar desde su propio domicilio.
Crear el ambiente adecuado
La cuestión es que hay que crear el ambiente adecuado, porque no necesariamente está adaptado a que realicemos las tareas.
Es importantísimo crear este ambiente en el que podamos no sólo hacer todos aquellos trabajos que están bajo nuestra responsabilidad, sino que podremos cultivar e impulsar mucho más nuestra creatividad.
Y esto sí que es importante para nosotros y nuestros clientes o la empresa para la que trabajamos determinados días desde casa.
2º) Tener una agenda muy bien priorizada
Si en la oficina es importante tener una agenda de tareas, responsabilidades, reuniones, etc. y además destacadas de manera especial en función de las prioridades, no puede ser menos cuando el trabajo se hace desde casa.
Por tanto, lo primero que debe hacerse es establecer las horas de oficina virtual en la que se esté operando como un auténtico negocio.
Desde ya que una de las ventajas destacadas de trabajar desde casa es que permite tener flexibilidad en el horario de trabajo, pero también puede estar saboteando nuestra productividad, ya que cuesta demasiado salir de una zona de excesivo confort porque nos ha sobrevenido una cierta pereza física y mental.
De ahí que los que ya dominan el trabajo y la forma ordenada en que establecen su jornada desde casa, tienen en la rutina establecidos los momentos de descanso y comida, como una religión que no debe dejarse de lado.
3º) Eliminar las distracciones
Lo más fácil que puede sucedernos es que nos perdamos en una cantidad de cosas debido a las desviaciones que el estar siempre conectados nos ofrece.
En realidad, al realizar nuestro trabajo desde casa como si fuera desde la oficina también necesitamos estar online. La cuestión es qué cosas desechamos y cuáles no.
Las redes sociales están ahí para llevar adelante nuestras tareas o nuestro negocio durante la jornada en el horario que nos hayamos impuesto, pero toda distracción y ocio debe ser realizado después.
Hay que tener fuerza de voluntad de no dejarse tentar por un clic de ratón o un whatsapp.
Por tanto, hay que silenciar al menos durante las horas en las que necesitemos concentración en las tareas que estamos realizando.
Otra herramienta sumamente útil y táctica para permanecer fuera de las redes sociales mientras se centra en el trabajo es programar sus pins, tweets y mensajes antes de tiempo.
Todo lo que se necesita hacer es ajustar los tiempos deseados y mensajes a primera hora de la mañana y volver a esa lista de tareas una vez finalizada la jornada.
José Luis Zunni es director de ecofin.es y vicepresidente de FORO Ecofin. Director de ECOFIN Business School y coordinador de ECOFIN Management & Leadership. Director del Centro de Liderazgo de la EEN (Escuela Europea de Negocios) y coordinador académico de la Red e Latam del grupo media-tics.com. Miembro de la Junta Directiva de Governance2014. Conferenciante. Ponente de Seminarios de Liderazgo y Management de la EEN y coordinador del FORO DE MANAGEMENT Y NUEVA ECONOMÍA DE LA EEN. Autor de ‘Inteligencia Emocional para la Gestión. Un nuevo liderazgo empresarial’, coautor de ‘Liderar es sencillo. Management & Liderazgo’ y coautor con Ximo Salas de ‘Leader’s time (Tiempo del líder)’
Antonio Alonso, presidente de la AEEN (Asociación Española de Escuela de Negocios) y secretario general de EUPHE (European Union of Private Higher Education).
Salvador Molina, presidente del Foro ECOFIN y consejero de Telemadrid
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