Pero no es necesario que suceda una mala noticia como la relatada, para que se produzcan distracciones y las consecuentes desconcentraciones de la mente en determinadas circunstancias.
Pero a la mayoría de nosotros, la mente también nos juega malas pasadas y puede convertirse en una especie de tortura diaria si existen factores que nos quitan la concentración de nuestras responsabilidades diarias, haciendo todo menos lo que se supone que debemos hacer.
¿Usted es de esas personas que tienen problemas para concentrarse y focalizar bien? Bienvenido al club de miles de hombres y mujeres que aunque no lo admitan, en alguna medida sufren diariamente esta sintomatología que está causada principalmente por el estrés, exceso de trabajo, reuniones, ver que la agenda jamás se cumple y un largo etcétera.
Aprender cómo concentrarse requiere eliminar las distracciones, tratando de establecer un cierto horario y guía de actividades que ayuden a que nuestro nivel de concentración esté en un valor razonable, para lo cual podremos utilizar diferentes herramientas que nos hagan mantener la mente bien focalizada.
La concentración impulsa toda nuestra actividad mental
Kim Morrison.
Kim Morrison es una reconocida educadora de salud y estilo de vida, fundadora de Twenty8 Organic Skincare & Essential Oils, autora, conferenciante, titular del récord mundial de correr cien millas en menos de 24 hrs
Morrison nos formula preguntas tales como “¿alguna vez le cuesta concentrarse? ¿O se distrae fácilmente de la tarea que tiene a su cargo? ¿Nota lo fácil que es distraerse cuando realmente no quiere hacer la tarea que tienes entre manos?”
Coincidimos con su posición respecto a que el nivel de concentración es el que impulsa nuestra actividad inteligente que nos permite hacer todo lo que a diario hacemos, pensamos, decimos, etc. Morrison explícitamente señala que no es memoria, sino más bien la capacidad de la persona para controlar la atención selectiva que cada uno tiene.
Y este punto nos parece muy interesante, porque al querer conocer cómo y cuándo nos volvemos más selectivos nos ayuda a comprender mejor el mecanismo que nuestra mente realiza en cada momento que sea necesario que nos concentremos.
Morrison sostiene que “cuando decida focalizarse en algo su cerebro actúa como una centralita neurológica que le indica que cambie su atención y se concentre”.
Es por ello que todos los expertos en la materia coinciden en una cosa: cuando sufrimos cualquier distracción en nuestras tareas, incluyendo una simple notificación en las redes sociales, pasando por llamadas telefónicas hasta la mala costumbre de estar revisando de manera constante la bandeja de entrada para ver el último mail, la mente se desconecta. Esta desconexión, aunque sea de manera temporal y por un espacio muy breve de tiempo, las consecuencias que tienen es que se pierda la buena focalización que estábamos manteniendo sobre el asunto que teníamos entre manos.
¡Qué decir el impacto que tiene cuando la persona distraída tiene sobre la mesa la responsabilidad de gestionar una empresa que tiene 450 personas en plantilla!
La cuestión es que una vez que la distracción ha terminado, tenemos que concentrarnos nuevamente para volver a un estado de lo que los psicólogos llaman de “atención plena”. Para ello el cerebro tiene que pasar por los pasos anteriores que ya había dado para que tuviésemos el nivel de concentración en el momento en que fue distraída nuestra atención. Esta situación justamente es la contraria a la opinión de muchos investigadores sobre la idea de poder realizar multitareas. De ahí que tanto Morrison como muchos otros estudiosos del tema duden que tal posibilidad exista.
¿Una sola cosa a la vez?
Es evidente que el ritmo frenético diario nos exige hacer muchas cosas simultáneamente. También es verdad, que cuando una persona tiene una gran experiencia y entrenamiento en su puesto de trabajo, es más difícil que haya factores que le afecten o disminuyan su nivel de concentración. Pero en realidad ocurre, porque tenemos que atender e intercambiar multitud de mensajes que adquieren diversa forma, desde la atención personal ante la pregunta de un jefe hasta la respuesta que nos solicita otro departamento a una cuestión que debe resolverse ya mismo.
Digamos que la multitud de cosas que estamos realizando y la acción mental de estar focalizándolas de manera simultánea, nos exige una concentración elevada, aunque no quita que en sí mismas por más operativas que sean las tareas que realizamos, no suframos el impacto de una distracción, tan simple como el retraso de otra persona en entregarnos una información que necesitábamos para el expediente que nos solicita ese departamento.
De hecho, se ha demostrado, esto lo dice Morrison y lo ratifican muchas investigaciones en el campo de la psicología social a las que hemos tenido acceso, que en las diferentes pruebas que se han realizado tanto a nivel individual como de grupos de personas, el nivel de dispersión tiene consecuencias. Cuánto más tiempo tenemos que desempeñarnos en un escenario disperso, menos se logra en cuanto a objetivos, resultados, etc., lo que según los psicólogos conduce a estados de frustración, ansiedad, estrés, etc.
La manera de evitar en la medida que se pueda estos impactos negativos, es utilizando recetas sencillas, tales como focalizarnos en una cosa por vez. Claro está que en el 95% de las situaciones, ninguna función en cualquier puesto de trabajo puede cumplirlo, digamos por las exigencias del mismo. Aunque sí puede mejorarse sustancialmente esta situación, en la medida que nos hayamos hecho una lista que revisamos de manera casi inconsciente, a fin de que veamos una por una las tareas, reuniones, mails pendientes de contestar, llamadas telefónicas imprescindibles que no pueden dilatarse más, etc., que nos ayude a que la mente vuelva a ese estado de focalización que teníamos antes de haber sido interrumpidos.
El líder efectivo que cuida su buena focalización y trata de mantener un nivel adecuado de concentración casi todo el tiempo, también está condicionado por esas otras acciones de decenas de empleados que pueden estar sufriendo interrupciones, por ende desconcentraciones, lo que le lleva a esforzarse a que el clima de trabajo sea agradable y neutralice en gran parte el efecto nocivo de la desconcentración.
Pero también, ese mecanismo de focalizar bien es importante que lo asumamos cuando sin haber empezado ninguna tarea ni responsabilidad porque no se ha iniciado nuestra jornada aún, mentalmente tendemos a hacer un ejercicio recordatorio de lo que tenemos que afrontar durante la nueva jornada.
Una cuestión interesante es que cuanto más cambiamos nuestra atención y nos vemos obligados a focalizar bien una y otra vez ante los cambios, distracciones, interrupciones, etc., también más difícil será trabajar el cerebro para que nuestra mente vuelva a estar en el nivel que requiere nuestra responsabilidad.
Casi todos nosotros con frecuencia nos enorgullecemos (una forma de decir) de que tenemos el escritorio totalmente desordenado, pero que sabemos dónde están las cosas que necesitamos. Es bien sabido que cuanto más desorden a nuestro alrededor, menos efectivos somos, lo que incluye el descontrol físico de papeles, documentos o simplemente no tener un orden de clasificación.
¿Cómo despejar la mente?
No nos resulta extraña al expresión “voy a salir a dar una vuelta para despejarme un poco” cuando un compañero de trabajo se lo dice a otro o a su jefe, en medio de una complicada tarea que les está exigiendo rendimiento pleno. ¿Qué significa para nuestra actividad mental? Le estamos dando a nuestro cerebro una indicación clara de que entramos en fase de relax, al menos por un rato.
Pero la instrucción más importante que están recibiendo nuestras neuronas en el corteza cerebral, es que al decirnos a nosotros mismos que vamos a descansar durante unos minutos, es que estamos dando un mensaje de que retomaremos la concentración a pleno rendimiento una vez que hayamos descansado con un café de por medio e incluso una conversación informal con otro miembro del equipo.
Cada vez que nuestra mente recibe informaciones tales como “en cuanto regrese al despacho me pondré con ello” son mecanismos que nos están condicionando de manera inconsciente la concentración que necesitaremos para hacer lo que tenemos que hacer y bien.
Morrison dice que “le da claridad sobre la tarea en cuestión, un objetivo y una idea de lo que quiere lograr para que usted se mantenga concentrado en la tarea”.
Lo interesante de su posición al respecto, también sostenida por una mayoría de investigadores, es que si por alguna razón no se logra ese nivel de concentración porque ha habido un imprevisto con el que no contábamos (una visita importante que debíamos atender), entonces automáticamente nuestra mente que consideramos entrenada para situaciones como la que se nos ha presentado, reservará un espacio (estará expectante) para el próximo bloque de tiempo.
¿Qué significa? Que nuestra actividad mental ya ha descontado que una vez pasada la reunión retomaremos las tareas que nos vimos obligados a interrumpir. Es interesante este mecanismo desde el momento que nos evita que nos estresemos por temor a que al incurrir en la demora nos complique el cumplimiento de objetivos de esa mañana, lo que también nos hace que perdamos la concentración mientras atendemos la visita, ya que estamos pendientes de la tarea que debíamos haber realizado de no haber tenido que posponerla para atender a esa persona.
Cuando el bloque de tiempo está poniendo a prueba al líder de una organización ante esa misma visita que finalmente también tiene que atender, aunque sólo sean unos minutos de cortesía ya que los aspectos operativos los atienden otros responsables, el mecanismo que aplica es convertir ese tiempo dedicado que no estaba previsto como un activo para la organización.
Por lo que el uso del tiempo que el líder habrá tenido que hacer, se convierte en una inversión que él sabe perfectamente que no puede desatender. En otros términos: le será mucho más fácil retomar la concentración en lo que estaba haciendo, si es que como muchos líderes destacados jamás la ha perdido, pensando que con esa visita se abren nuevas puertas de negocio.
Estos mecanismos automáticos de nuestra actividad mental, hacen que el cerebro se concentre más y le estamos dando un nuevo plazo para llevar a cabo las cosas que teníamos entre manos y/o mantener en buena dirección los objetivos previstos. El activo a que hacíamos referencia, porque de una reunión importante aunque haya producido interrupciones, siempre hay derivadas que terminan repercutiendo en la cuenta de explotación.
Es una regla general que personas muy responsables, tal como debe ser un líder efectivo, condicionen favorablemente a que sea su mente la que está diciendo que quiere lograr lo que se haya propuesto y es la actitud, especialmente los sentimientos y emociones, los que no deben distraer esa conducta natural que biológicamente tenemos y debemos aprovechar.
Justamente los expertos e investigadores, han demostrado que son las emociones las que fundamentalmente, nos juegan esa partida de distracción, a veces nos llegan a anular de manera preocupante, porque nos quitan la capacidad de focalización que necesitábamos para nuestras tareas y responsabilidades.
¿Recetas para la concentración?
No considere cosa fútil tomar notas mientras estamos trabajando, porque una de las maneras más efectivas en que puede concentrarse activamente en lo que hace es escribir las cosas y tenerlas a mano. ¿En qué circunstancias? En todas, no sólo porque la tarea es complicada o la responsabilidad muy elevada. Simplemente porque refuerza nuestra focalización y concentración.
Hay expertos que dicen que es mejor hacerlo a mano y no con el ordenador o cualquier otro dispositivo móvil, porque es una forma de acentuar el compromiso, la obligación con lo que estamos haciendo. La explicación que dan es que cuando se está haciendo de una manera más física, el esfuerzo de volcar en un papel, la mente está adentrándose de manera más clara en la tarea y facilitando la interactuación de una forma más visceral.
Los autores respetamos esta posición, pero no la compartimos, ya que en amplia mayoría las personas actualmente conformamos un mundo digital que nos obliga a actuar en consecuencia para responder con rapidez a las exigencias diarias del trabajo.
El instrumento, sea un móvil o un portátil, son otra forma de papel que según esas opiniones no comprometerían de la misma manera nuestra actividad cerebral en cuanto al compromiso, cosa que en realidad no es así, porque el instrumento que se utilice no es lo que importa, sino la actitud por la cual lo estamos utilizando, que es planificar nuestras tareas y acciones de manera de ser eficaces.
José Luis Zunni es director de ecofin.es y vicepresidente de FORO Ecofin. Director de ECOFIN Business School y coordinador de ECOFIN Management & Leadership. Director del Centro de Liderazgo de la EEN (Escuela Europea de Negocios) y coordinador académico de la Red e Latam del grupo media-tics.com. Miembro de la Junta Directiva de Governance2014. Conferenciante. Ponente de Seminarios de Liderazgo y Management de la EEN y coordinador del FORO DE MANAGEMENT Y NUEVA ECONOMÍA DE LA EEN.
Autor de ‘Inteligencia Emocional para la Gestión. Un nuevo liderazgo empresarial’, coautor de ‘Liderar es sencillo. Management & Liderazgo’ y coautor con Ximo Salas de ‘Leader’s time (Tiempo del líder)’
Ximo Salas, Conferenciante, formador y asesor estratégico en RRHH y organización de empresas, con más de 20 años de experiencia como Consultor y Director de RRHH en diferentes sectores. Miembro de Ecofin Business School y Ecofin Management & Leadership
Co-autor del libro ‘Mejora y Gana’ (Manual de Marca Personal para la búsqueda de empleo, Editorial SC Libros 2013) y co-autor del libro ‘Leader’s Time (Tiempo del líder)’ junto a Jose Luis Zunni. Editorial APPdeLibros.Fundador de Crea Community (Social Media and Human Resources Company).Consultor, confrerenciante y formador. Miembro de la Junta Directiva de Governance2014.
Salvador Molina, presidente del Foro ECOFIN y consejero de Telemadrid
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