A veces, con un simple retoque en ese día a día, es suficiente. Pequeños cambios que significan en el fondo, un salto gigantesco en la gestión de los hábitos, para quedarnos con los buenos y eliminar, o al menos neutralizar, los malos.
Una editora de informativos de una cadena nacional le comentaba a uno de los autores, que su coche se convertía en una prolongación de su baño, sea para ponerse los zapatos de tacón, maquillarse, cambiarse de ropa, en un lugar tranquilo y próximo a las oficinas, lo que le permitía ganar unos minutos para salir más temprano, evitar la formación de atascos y en caso de que le sobrasen algo de tiempo por ir muy adelantada en su agenda, los aprovechaba justamente para ordenar ideas y ver cómo iba a encarar las entrevistas y otras cuestiones a las que tenia que enfrentarse ese día.
Algunos consejos útiles para que los malos hábitos no gobiernen nuestra vida
1º) Permiso…voy al servicio
Algunos directivos en reuniones que son altamente estresantes, han confesado en más de una ocasión, que el hecho de solicitar un pequeño receso para ir al baño, es como una válvula de escape para poner la mente en blanco y bajar el nivel de adrenalina. A veces, las personas quedan como empantanadas en las reuniones, se produce un súbito dolor de espalda y cintura por la posición tensa en la que están sus respectivos cuerpos sentados alrededor de la mesa de juntas, por lo que ir al baño aunque no se tenga necesidad fisiológica, es una manera de descomprimir parte de esa tensión y permite incorporar unos pocos minutos de serenidad para ver las cosas con mejores ojos. Es más, un directivo sostuvo en una ocasión, que al regreso del baño sus colegas se sorprendieron porque flexibilizó su posición sobre el problema que estaban tratando y facilitó que la reunión avanzara mucho más rápidamente. No por elemental deja de ser elocuente, la afirmación de este alto ejecutivo de una multinacional inglesa del sector publicidad: “nadie te molesta en el retrete y nadie pregunta qué está pasando porque haya tenido que dejar la reunión, por ejemplo dos veces, para ir al servicio”.
2º) No he preparado la reunión
En una central de medios española, era habitual que en las llamadas reuniones de tráfico de los lunes por la mañana, algunos de los responsables de departamento, dijeran una y otra vez que la reunión de ese día lunes no la tenían suficientemente preparada. ¿Cuál es la razón para que mandos intermedios con responsabilidad puedan hacer afirmaciones de este tipo? Una consecuencia directa: falta de liderazgo del máximo responsable, por no exigir que este tipo de encuentros para analizar los problemas más importantes a los que enfrentarse en la semana en curso, sea riguroso, contando con todos los datos, información de clientes, mercado, etc. Una cuestión es improvisar en una sesión de brainstorming, que justamente se realiza con la finalidad de intercambiar ideas y pareceres sobre determinadas aspectos del negocio. Pero otra muy diferente, son estas reuniones operativas, como la de tráfico de los lunes en una agencia de publicidad y medios, en los que el tiempo es oro y no se pueden perder minutos con dudas y planteos reiterativos porque la reunión se esté improvisando.
¿La solución para este mal hábito? Suspender la reunión y el líder llamar por separado a aquellas personas que se suponía tenían que informar, de manera tal de recibir la poca o mucha información en privado, sin otros testigos, para poder dar un toque de atención y forzar a que esa misma mañana se tengan todos los datos necesarios, porque hay dos o más clientes que esperan soluciones. Cuando se actúa de este modo, los que debieron haberse esforzado para la reunión habitual, a partir de este momento verán que la cosa es mucho más seria de lo que creían y que si bien su puesto no está en juego, su credibilidad puede quedar seriamente cuestionada de ahora en más.
Otra característica habitual de las reuniones repetitivas que pretenden ser operativas, es que muchos mandos intermedios se plantean la real necesidad de las mismas, llegando a comentar entre ellos, “de qué vamos a hablar hoy” o “vaya perdedero de tiempo”. De ahí que se está imponiendo, especialmente en start-ups de NT’s en las que la presión del tiempo es muy fuerte, a que los profesionales ingenieros y demás categoría de analistas, se reúnan de manera informal no más de 15 minutos y de pie en el hall de entrada de la empresa, para que el líder pueda hacer los dos o tres comentarios necesarios y reciba también una o dos preguntas que sirvan para que todo el mundo lo tenga claro.
El objetivo de este tipo de reuniones absolutamente informales, es romper justamente con el mal hábito de reuniones extensísimas y que a veces no han servido de mucho, o que finalmente exigen que se hagan más de una, o también, incurrir en un mal uso del tiempo por tener que compensar con reuniones privadas de no más de tres personas, para tratar los temas que quedaron sin resolver en las macro-reuniones.
En una start-up norteamericana de telefonía, se incorporó el hábito de informar mediante mails e incluso WhatsApp, y sólo reunirse en caso de extrema necesidad. La consigna es no sólo no perder tiempo, sino que una vez que se termina cualquier reunión con responsables de diferentes departamentos de la empresa, está probado por estudios científicos realizados en este tipo de compañías, que se tarda de media entre media hora y cuarenta y cinco minutos en volver a centrarse en las tareas que cada persona estaba realizando.
3º) Contestar e-mails pero ¿cuándo?
En nuestra actividad profesional diaria, tenemos que ser conscientes que estamos presionados por dos “tiranos”: el móvil y los mails. De cómo los gestionemos, podremos ganar muchos minutos en nuestro espacio 24/7.
Hay gente que los contesta todos juntos en un momento determinado del día. Otras personas, elijen los correos electrónicos que necesitan responder, los señala o archivan en otra carpeta alternativa a su bandeja de entrada, pudiendo actuar según sea la urgencia de cada uno. Los que son urgentes, a determinada hora del día, por ejemplo, después de mediodía, responderlos cuanto antes. Los que pueden esperar, los dejan para la mañana siguiente a primera hora, antes de que empiece la vorágine de trabajo e interrupciones telefónicas. La ventaja, es que se está ahorrando tiempo por la elemental regla de eficiencia de la estandarización. Pero también existe otra derivada: los que realmente se han dejado para otro momento (la mañana siguiente), se les puede dedicar toda la atención y concentración, cosa que si se quiere hacerlo todos juntos y de manera desorganizada, no puede hacerse.
El mal hábito se produce casi en el 90% de las situaciones, porque las personas creen que mirando permanentemente el correo que les entra, están informados de todo y que les hace más eficaces. El 80% de los mails que se reciben según algunos estudios, no son trascendentales para la marcha del negocio o que no implican un riesgo inminente porque no se lean ni bien llegan. La interrupción constante que los mails y WhatsApp produce en cada persona, no es sólo la interrupción, sino que su mente está pendiente casi más tiempo de lo que recibe de lo que realmente debe preocuparse y tiene delante en pantalla del ordenador en un fichero Word o Excel para resolver un problema, o mantener una conferencia telefónica con un cliente que no puede esperar.
4º) RTI (Return on time invested)
Cuando nos invitan a un seminario y/o conferencia, especialmente los que duran jornada entera, el planteo que los directivos se hacen es si realmente vale la pena el tiempo que van a invertir en dicho evento, porque forzosamente tendrán que dejar de hacer otras cosas, lo que significa utilizar tiempo que estaba pensado para dedicar al negocio y sentir que se está haciendo algo por mejorarlo. No tener la sensación de que el tiempo invertido no va a dar una suficiente rentabilidad o que no se convierte en atractiva para la organización que representa.
Si bien puede parecer una exageración en cuanto a pretender un exceso de ahorro de tiempo, por el cual estarían vedadas actividades no directamente relacionadas con el negocio, de esta forma de ver las cosas también se pueden extraer dos conclusiones:
a) Toda reunión del tipo jornada, seminario, etc. es necesaria para la actualización de información o incluso, para escuchar nuevos enfoques en materia, por ejemplo, de marketing y/o liderazgo.
b) Crea un hábito positivo de mirar su valioso tiempo de la misma manera que haría con una inversión financiera para que rente un determinado interés. ¿Cuál es el cambio que se produce en el hábito? Considera al tiempo invertido como una variable financiera que tiene forzosamente que rendir sus frutos. Si el retorno esperado cree Ud. que tiene menos valor que el tiempo invertido en él, es mejor dejar de lado esa “inversión” de tiempo.
José Luis Zunni. Director de ECOFIN.es, coordinador de la División de Análisis de ECOFIN, del Blog de Mangement & Leadership y del Blog ECOFIN Business Schools. Junta Directiva de Governance2014. Coordinador académico de e Latam. Profesor de la EEN (Escuela Europea de Negocios).
Eduardo Rebollada Casado, miembro de la Junta Directiva de Governance2014 y co- autor con José Luis Zunni de más de 200 artículos de Management y liderazgo en la EEN (Escuela Europea de Negocios) y colaborador del Blog Management & Liderazgo de ECOFIN
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