Cuenta que en 2002 cuando era un responsable de producto desempeñando una nueva función, se sentía que se estaba ahogando en sus tareas diarias. Objetivos y metas que debía cumplir pero no tenía plan alguno de cómo priorizar sus esfuerzos.
Un ejecutivo de la compañía notó su desánimo y se ofreció a ayudarlo. Le preguntó que le explicara cuál era su problema, a lo cual respondió que sencillamente tenía demasiado trabajo y que no podía con todo.
Entonces le pidió que hiciera una lista de todas las cosas que hacía cada día, que consistía en:
1º Hablar con clientes para obtener un feedback.
2º Leer artículos en revistas especializadas sobre el sector de industria a la que pertenecía.
3º Llamar a clientes para tener los in-puts sobre productos, precios y cuestiones como nuevas direcciones, etc.
4º Asistiendo a reuniones.
5º Dar respuesta a los mails.
6º Estudiar qué hace la competencia.
7º Dar respuesta a las consultas como soporte técnico.
8º Estudiando cuál sería el próximo nivel de certificación de producto.
9º Tomar contacto con sus amigos para ver qué harían después del trabajo.
10º Chateando con gente de ventas acerca de las historias de “las guerras de ventas”.
Entonces le preguntó cuáles de estas 10 eran en su opinión absolutamente esenciales para gestionar eficazmente sus tareas y responsabilidades en su puesto de trabajo y que las marcara con un círculo, lo que convertía la lista en unas pocas prioridades más fáciles de visualizar y atender. Correspondían a la 1º,3º y 6º de la primera lista.
1º Hablar con clientes para obtener un feedback.
3º Llamando a clientes para tener los in-puts sobre productos, precios y cuestiones como nuevas direcciones, etc.
6º Estudiar qué hace la competencia.
Todo lo que señaló con círculos, el ejecutivo le llamó “rocas” (nos referiremos simplemente como piedras) y cualquier otra cosa no señalada como importante le llamó “arena”.
Cuando no entendía por qué lo de piedras y arena, hizo referencia a Stephen Covey en “The Big Rocks of Life”(Las grandes rocas de la vida) de su libro “First Things First” (Primeras cosas primero).
Las piedras representaban las acciones pro-activas que uno necesita tomar para llevar a cabo una tarea o cumplir adecuadamente con el objetivo que nos hemos propuesto. Los granos de arena son cualquier cosa que se nos presenta en un día que consume nuestro tiempo pero que no influye en que mis acciones que llevo a cabo mejoren algo.
Si Ud. inicia cada día llenando su vaso con las piedras, siempre quedará un espacio libre entre éstas para que vaya deslizándose la arena e ir cubriendo esos huecos.
Si mi día lo he comenzado trabajando en la arena, todas aquellas cosas que me mantienen ocupado, que colapsan mi tiempo, me quitan rendimiento e influye negativamente en cómo lleve el negocio (si soy autónomo) o la empresa en la que trabajo. Y la sensación que tendré es querer salirme del “vaso”, de aplicar aquel dicho “que me trague la tierra” porque nos invade un sentimiento de frustración y fracaso que nos hunde aún más nuestro estado anímico y actitud de cómo enfrentarnos a los problemas.
Cada vez tengo más claro que cada día hay que enfrentarlo realizando aquellas acciones de las cuales esté seguro me van a permitir mover las cosas hacia delante y no hacia atrás. Apoyarme en las rocas para buscar impulso.
Por eso la primera cuestión que debemos recomendar, es que cada uno de vosotras/os tenga claro cuáles son las rocas que tiene que mover cada día.
Es seguro que casi todo el mundo tendrá que revisar su personal gestión del tiempo. Una vez definida cuáles son las piedras (prioridades), entonces hay que reajustar el schedule para estar seguro que en cada nueva jornada dispondrá de una mayor cantidad de tiempo pero haciendo un buen uso de él y focalizando únicamente en las prioridades que son las directas responsables de que las cosas sigan bien y para delante.
Mike Gamson afirma que “Al cabo del día, seguramente podré rellenar con arena todo lo que pueda, pero sin que dejarla fuera de mi vaso altere o afecte mi rendimiento personal y del negocio”.
Para sentirnos mejor, debemos reconciliarnos con esa sensación de insatisfacción que nos invade de que nunca podremos terminar cada día las tareas previstas, a pesar de haber eliminado toda la arena. Lo que sucede, es que al no ser esencial para cumplir con aquellas prioridades que hayamos establecido, no afectarán, al menos eso es lo que pretendemos.
Si (
No(
