El factor tiempo y su uso, sigue siendo hoy día un devorador de ideas para la doctrina. La nueva forma de pensar en el tiempo no es una entelequia, sino un valor en alza en cuanto al camino que las personas puedan abrirse para estar más satisfechos con sus actividades laborales y su vida personal. En suma: que gane más espacio la felicidad.
A que no le sorprende si una persona de su entorno laboral o familiar le dice que no tiene tiempo para nada (el no tener es una expresión que indica no disponer). Pero la no disposición de ese tiempo que se nos va de las manos día a día por no gestionarlo adecuadamente, tiene trampa. ¿Por qué? Porque hay una corriente de doctrina que opina que no “debemos volvernos locos” en el caso de que no podamos cumplir con la agenda que teníamos prevista. ¡Sí!...como lo escucha. Repetimos hasta el hartazgo cómo hacer para gestionar mejor el tiempo, y ahora…estos autores nos dicen que no importa…que da igual si no cumplimos con nuestra agenda. Vamos a poner esto en contexto.
Laura Vanderkam es autora del libro “168 Hours: you have more time than you think” (168 horas: Ud. tiene más tiempo del que piensa), parte de la idea de que una semana cuenta justamente con 168 horas (siete días) los cuente como los cuente. Este es un nuevo enfoque para obtener el máximo provecho de ellos.
Es una verdad incuestionable de la vida moderna: todos estamos hambrientos de tiempo. Con el aumento de familias que dependen de dos ingresos, el ritmo frenético al que se vive deja poco tiempo para respirar. Pero ¿y si en realidad tenemos una cantidad de tiempo disponible del cual no somos conscientes? ¿Y si pudiéramos dormir ocho horas por la noche, practicar ejercicio cinco días a la semana, y aprender a tocar el piano sin sacrificar el trabajo ni tiempo de la familia, o cualquier otra actividad que es importante para nosotros?
Si volvemos a examinar nuestra asignación semanal de 168 horas, nos encontraremos que, con un poco de reorganización y priorización, podremos dedicar más tiempo a las cosas que queremos hacer sin tener que hacer sacrificios.
¿Cuál es el fundamento en el que se basa Vanderkam?
En que es habitual que Ud. piense que está demasiado ocupado para leer un buen libro, tener una hora de tranquilidad con su pareja o practicar footing tres días a la semana. En realidad Ud. no está ocupado todo ese tiempo que no le permite disfrutar de los suyos, sus hobbies y la vida en general. Lo que sí sucede, es que Ud. elige pasar mucho de ese tiempo disponible en actividades no importantes y menos gratificantes, que cree que son imprescindibles. En realidad si lo ve desde este ángulo, cada persona tiene más tiempo del piensa que realmente tiene.
Digamos que una persona trabaja 50 hrs. semanales, insumiendo 8 hrs. diarias para dormir, lo que le deja un resto aún de 62 hrs. para hacer otras cosas: higiene personal, comidas, tareas de la casa, etc. La cuestión es ¿qué está haciendo exactamente con eso? En realidad, sea ante la pregunta que una persona le formule a otra, o la simple reflexión que haga a sí misma, la gente no tiene idea de por qué no dispone de este tiempo que en realidad es democrático (todo el mundo dispone de la misma cantidad de horas semanales). Pero lo que no parece democrático, es la anarquía que se produce en cómo cada persona maneja ese resto de 62 hrs.
Cuando se hacen encuestas sobre el uso del tiempo es también habitual que la gente mienta, respondiéndole a los encuestadores que trabajan más horas y que pasan más tiempo en determinadas tareas de lo que realmente hacen. Además, en cuanto al tiempo dedicado al descanso y al sueño todo el mundo dice que duerme menos de lo que en realidad duerme.
¿Por qué se miente? Es parte de la naturaleza humana sobreestimar las cosas que creemos son buenas (el esfuerzo, la dedicación, etc.) y subestimar aquellas otras que creemos son malas, porque evidencian que no estamos dedicados al 100% a nuestras tareas y responsabilidades.
Pero Vanderkam sostiene que estas pequeñas mentiras ocultan un gran y oscuro secreto: "El problema no es que todos estamos sobrecargados de trabajo o insuficientemente descansados, sino que la mayoría de nosotros no tenemos la menor idea de cómo gastamos nuestros 168 horas." Y este es el meollo de la cuestión. ¿Por qué dice Vanderkam que la mayoría no tiene idea de la mala asignación que hacemos de ese resto de horas que nos queda disponible semanalmente? Porque lo que ella plantea va en línea con nuestra preocupación demostrada durante decenas de artículos en este blog, sobre cómo son nuestros comportamientos emocionales. Y en el uso de ese tiempo restante coincidimos con Vanderkam en que prevalece la “denuncia emocional” "estoy demasiado ocupado" por sobre el argumento lógico de cuál es la verdadera razón de esa pérdida de tiempo o mal uso del mismo.
Es por ello que Vanderkam aconseja 5 puntos a tener en cuenta para redimirnos en esta cruzada para aprovechar al máximo nuestro resto de tiempo semanal:
1º) Averiguar en dónde radica nuestro paso del tiempo. Insiste en que seamos honestos.
2º) Averiguar cuáles son nuestras competencias básicas.
¿Qué puede hacer una persona sola cada semana? ¿Con sus hijos? ¿De qué manera puede pasar ese tiempo de calidad con sus hijos. Sólo reflexionando al respecto, puede conseguir alguna mejora en cuanto a esa disposición, sea para la familia, sus momentos en solitario o para llevar a cabo algunos proyectos profesionales.
Entonces, si se invierte tiempo en estos núcleos de competencias (cosas que le gusta y/o domina y/o controla), es seguro que cada persona será más eficiente. Pero además –y lo más importante- se sentirá más satisfecho, lo que le generará a su vez una satisfacción mayor por lograr armonizar ese tiempo que hasta hoy estaba desperdiciando, para que encaje con el resto de ese otro tiempo que debe usar necesariamente para trabajar, dormir, etc.
3º) Hacer el trabajo que a uno le haga feliz
A veces no sabemos el partido que le podemos sacar a nuestras tareas, no en cuanto a la forma en que las hacemos, sino en cuanto a la felicidad que nos produce. Cómo y por qué las hacemos, así como el beneficio que se derivará de los cambios que estamos introduciendo, es una forma de comprender mejor el alcance de las tareas y de generarnos satisfacción, lo que justamente es el camino a estar un poco menos angustiados por el trabajo. Por el contario, que nos produzca felicidad. Este nivel de satisfacción también nos hará mejorar nuestra productividad personal.
4º) Mirar televisión no es la mejor manera de aprovechar el resto de tiempo semanal.
5º) Tomar el control de nuestra agenda
Cuidado con aquella afirmación que sentencia que siempre vamos tras lo urgente y no lo importante.
Un estudio publicado en noviembre por “Journal of Occupational Health Psychology”, titulado "Please Respond ASAP: Workplace Telepressure and Employee Recovery," (Por favor responda (ASAP -As soon as possible) lo más rápido que pueda: presión mediática y la recuperación del empleado), ha dado una definición de qué se entiende por telepressure o telestress: la urgencia de responder a correos electrónicos en el lugar de trabajo, no importando el momento en que éstos sean enviados. Porque se haga antes o después, la presión existe igual.
¿Qué cosas ha puesto en evidencia este estudio? Que una conexión de trabajo siempre activa tiene efectos en la salud muy reales, ya que los empleados que estuvieron sometidos a una presión de este tipo, sufrieron consecuencias directas en su mala calidad de sueño (mal dormir y baja de productividad van de la mano), con una directa consecuencia en el aumento del ausentismo, así como los niveles más altos de empleados “quemados” por su trabajo.
Todos estos movimientos están produciendo a nivel doctrinario, que aflore una nueva escuela de gestión del tiempo, con la reducción a cero en cuanto a las prioridades más importantes, sólo hacerlas bien y eliminar todo lo demás, incluyendo el mantenimiento de lo que llaman “crazy hours” (hora loca u horas de esparcimiento que pueden estar dentro de aquellas 62 hrs. de resto disponible).
En toda esta revolución doctrinaria, también aparece Brigid Schulte que plantea en su libro“Overhelmed: work, love and play when no one has the time” (Abrumado: Trabajo, Amor, y juego cuando nadie tiene el tiempo), la noción equivocada de que se puede administrar el tiempo y que por la buena gestión que se haga, se podrán conseguir un cantidad de cosas, tachándola de su lista de tareas pendientes, lo que hace que se siga viviendo esta vida sobrehumana que lo único que hace es colocar a la gente en un plano de incertidumbre y fracaso. Lo que sí Ud. puede gestionar son sus prioridades y sus expectativas de lo que hace en tiempo y forma.
Los empresarios han comenzado a tomar las señales de esta nueva forma de pensar, impulsado tanto por la experiencia ganada y una serie de estudios pioneros que identifican cómo hacer para trabajar mejor.
La investigación reciente llevada a cabo por la Gloria Mark, de la Universidad de California, Irvine, encontró que se tarda más de 23 minutos para volver a centrarse en lo que uno estaba haciendo después de la interrupción que implica una reunión. Esto ha provocado que ya sean muchas las organizaciones que mantienen reuniones de un máximo de 15 minutos, lo que ayuda a centrar más los temas.
Está siendo costumbre que muchas organizaciones animen a sus empleados a no enviar e-mails a sus colegas y clientes por la noche tarde o en fines de semana. Estos cambios dejan a la gente más libre para “hornear nuevas ideas”. Lo hemos dicho en más de una ocasión: la creatividad es un espacio que requiere libertad, pero que también libera mucho talento.
José Luis Zunni. Director de ECOFIN.es, coordinador de la División de Análisis de ECOFIN, del Blog de Mangement & Leadership y del Blog ECOFIN Business Schools. Junta Directiva de Governance2014. Coordinador académico de e Latam. Profesor de la EEN (Escuela Europea de Negocios).
Eduardo Rebollada Casado, miembro de la Junta Directiva de Governance2014 y co- autor con José Luis Zunni de más de 200 artículos de Management y liderazgo en la EEN (Escuela Europea de Negocios) y colaborador del Blog Management & Liderazgo de ECOFIN