¿Se siente abatido por todas aquellas cosas que no ha podido hacer y que tenía planificadas, para esta semana que está cerrando? O quizás en el día de hoy, está abrumado por un exceso de reuniones e interrupciones telefónicas. No cabe duda que los llamados “ladrones del tiempo” que hemos analizado en más de una ocasión, pasan factura. Pero cuidado: ¡El problema podría estar en su cabeza! Nuestra psicología personal puede jugarnos una mala pasada en cuanto a productividad se refiere.
Si Ud. escucha a un miembro de su equipo decir que “la productividad personal no es algo que me preocupe”, realmente si Ud. es su jefe inmediato debería preocuparse. Todos las personas con un mínimo de responsabilidad, nos despertamos por la mañanas y nos acostamos por las noches con una serie de preocupaciones que en gran parte responden a esta cuestión de si hemos sido o no productivos. Una carga cada vez más aplastante de e-mails, reuniones, interrupciones, consultas, llamadas telefónicas y algunos escasos momentos para tomar un refrigerio, hacen que nos cuestionemos nuestro nivel de productividad.
El tiempo en familia se ha convertido en un mal hábito de leer informes, mientras sus hijos están jugando delante suyo en el salón de su casa. De acuerdo con encuestas y estudios recientes en los Estados Unidos, más del 80% de los CEO’s de empresas de rápido crecimiento, trabajan 10 o más horas diarias. En tales circunstancias, la productividad personal no pertenece al campo de las matemáticas, sino al de las emociones. Porque las obligaciones siguen haciendo que empujemos a pesar del cansancio físico y mental que tengamos.
Contar en la actualidad con un exceso de de herramientas y sistemas gracias a las NT’s que nos ayudan a gestionar lo que tenemos entre manos, no invalidan que existan otros tipos de factores que son los reales impedimentos para la productividad. No sólo se deriva la baja productividad de una mala organización y gestión del tiempo. Muchas veces esos factores son psicológicas.
Si bien la teoría de las organizaciones se refiere a aspectos que de manera directa e indirecta influyen en el nivel de productividad de las personas, también los psicólogos, aportan enfoques muy clarificadores sobre la idiosincrasia de la gente y las formas que utiliza para conseguir hacer más cosas.
La productividad, o al menos cuán productivo se considera Ud. que es, entra en el terreno de lo subjetivo. Como líder, al estar pensando y actuando con sentido estratégico y según normas y estándares predeterminados, tampoco puede asegurar que el nivel de productividad razonable esté garantizado en todas las acciones que se emprenden, por la razón de que el juego en el mercado está abierto y la incertidumbre sigue existiendo.
La psicología organizacional tampoco significa que si una persona tiene 5 asuntos pendientes y termina sólo 3, su nivel de productividad haya caído; en caso de que las tareas previstas hubiesen sido 4 y la ha cumplido todas, entonces el sentimiento de esa persona es que es productiva.
Por tanto, si la gente tiene esa tendencia a aprobarse a sí mismos (en su interior) su nivel de productividad (de manera totalmente subjetiva), basta con imponerse menos cosas y responsabilidades diarias para elevar dicho nivel.
Hay personas que admiten que el estado en que se encuentra su escritorio, tiene mucho que ver con si cree que ha logrado lo suficiente en un día determinado. Pero todo esto puede convertirse en un gran autoengaño que nos provocará con seguridad frustraciones futuras.
No importa cómo se intenta engañar a si mismo. Es casi una reacción natural, porque Ud. busca la manera de tener la sensación de ser más productivo. Lo que sí sabe Ud. que todo el mundo dispone sólo de 24 horas en un día, y es casi seguro que no está haciendo la mayoría de cosas que se ha impuesto o que desearía haber hecho.
Algunas reglas para intentar mejorar su productividad personal
1º) Responderse a sí mismo cuál es la raíz de diferir sus acciones
Cuando una acción que debe implementar se difiere para otro momento, puede responder a problemas técnicos, por ejemplo, escasez de determinado recurso, o simplemente estar afectada por una emoción. ¿Qué significa que la emoción le afecte en la dilación de una tarea? Que su nivel de motivación (por el contrario desmotivación) para llevarla a cabo, esté influenciando de manera decisiva su actitud frente a lo que tiene delante por resolver aún. Por tanto, los psicólogos organizacionales nos dicen que lo primero que debemos hacer, es tratar de conocer un poco más respecto a cuál es el grado de sentimiento que determinado cosa o acción nos produce en nuestro estado de ánimo.
2º) Cómo reaccionamos a las emociones
Son dos las preguntas que puede Ud. formularse: ¿Por qué no dejo de querer hacer esto? O también, ¿por qué no me animo a hacerlo hoy?
Es evidente que cuando nos referimos a la psicología de la productividad, entran en juego otros elementos que habitualmente no se tienen en consideración para analizar por qué hay más o menos productividad en un equipo, que en otro, aunque correspondan a la misma organización y estén enmarcados dentro de una misma cultura organizacional.
La respuesta a estas cuestiones, pasa por la forma en que las personas reaccionamos (emociones) en cuanto al grado de evolución, por ejemplo, que tenga el proyecto en el que estamos trabajando.
En la fase de iniciación y planificación, es casi normal posponer determinadas acciones, porque no se cuenta a lo mejor, con todas las especificaciones necesarias para poner en marcha el proyecto. En la etapa de implementación, diferir cosas porque el proyecto no está bien estructurado, lo que crea incertidumbre sobre la forma de proceder. El miedo de hacer una mala decisión puede ser también un factor de inmovilización.
3º) Incertidumbre
Hemos referido en artículos anteriores que la incertidumbre es tremendamente negativa para el estado de ánimo de las personas. Si esto ocurre en el plano personal, poco cuesta imaginar la manera en qué afectará a sus protagonistas (miembros de un equipo), cuando aflore la incertidumbre sobre cómo va a funcionar o no determinado proyecto.
Desde ya que al líder le afecta, pero deberá demostrar que por algo es líder, explicando y neutralizando los efectos perniciosos que la incertidumbre puede crear en la gente. Pero tenga muy clara una cosa: el miedo a lo desconocido se anula por el análisis y el estudio de las circunstancias. A veces, a pesar de todos los esfuerzos, la incertidumbre no baja de determinado grado que nos provoca gran preocupación. Otra cosa distinta es que la gente se quede paralizada por el miedo, posponga acciones y tomas de decisiones, que a su vez generarán más incertidumbre. El líder tiene que cortar de raíz con esta incertidumbre si no quiere que la productividad caiga en picado.
4º) Saber priorizar
Otra arista –no menos importante- de la psicología de la productividad, es cuando el autoengaño nos lleva a dar prioridad, a cosas más simples o que sabemos podemos controlar, dejando para mañana aquellas más complicadas y que nos traerán seguramente alguno que otro dolor de cabeza. La satisfacción de vernos productivos hoy se derrumbará mañana, por tanto, el nivel de desmotivación a sólo 24 hrs. pasará factura. Por supuesto, al día siguiente se sienten peor, lo que hace la tarea más difícil y la tensión mayor.
5º) Reflexionar
El poder de la reflexión es la premisa de iDoneThis, una startup que inspira a la gente a lograr más cada día, proporcionando un mecanismo para informar de lo que han hecho. (Zappos, Uber, Reddit, y otras empresas han utilizado su producto, sobre todo para mejorar el rendimiento de los equipos.)
Si se está trabajando en una misma cosa todo el día, es fácil recordar lo que se ha hecho y cómo nos ha ido. Pero en el caso de que una persona, por ejemplo un mando intermedio, tenga varias cosas y todas ellas importantes durante la jornada, sean en tareas de formación, supervisión y ejecución de las propias de su cargo, al cabo del día le cueste ordenar todas y cada una de ellas en función de lo que considera (su apreciación subjetiva) cuál ha sido la más productiva y cuál es la que requiere algunos retoques.
Este paréntesis lo puede hacer en algún momento, que será su pausa para la reflexión y ordenar no sólo sus ideas, si su timing del día siguiente para evitar mal uso del tiempo y un desorden en las prioridades. Los psicólogos organizacionales creen, que justamente es en estas pausas en las que se piensa cómo se ha actuado y qué decisiones se han tomado, las que hacen a las personas más productivas.
6º) Horas productivas
Doctrinariamente hablando, existe cierta opinión generalizada de que la mayoría de la gente tiene tan sólo dos horas muy productivas al día. Cualquier cosa que signifique medir los actos inteligentes de las personas, nos resulta un poco complicado de explicar, porque entendemos como también lo hace la mayoría, que en realidad no existe ninguna medida válida.
Sólo sí podemos afirmar que en materia de atención (mantener la atención) sea en un curso al que asistimos o una tarea que realizamos, no puede hacerse con efectividad si el lapso es superior a cuarenta minutos. Por tanto, todos los métodos que al respecto existen (hemos explicado alguno de ellos) son beneficiosos en cuanto a que aportan cierta metodología que permite ser más productivas a las personas. Pero creemos, que las circunstancias, complejidad de las tareas, ambiente laboral, nivel jerárquico que se tenga en la organización y un largo etcétera, serán todos factores contribuyentes a que esa productividad suba o baje.
Lo más importante, según nuestro parecer, es que existe una evidente carga emocional en todos y cada uno de los actos que emprendemos en nuestra actividad laboral diaria. Es inútil creer que en la vida personal cuentan las emociones y no en el trabajo. Justamente, en el ámbito en el que se producen más cantidad de emociones y reacciones es en el trabajo. Y estamos un tercio de nuestra vida compartiendo espacio y trabajo…o diríamos…espacio y emociones. Seguramente que no erramos el tiro si afirmamos esto último.
José Luis Zunni. Director de ECOFIN.es, coordinador de la División de Análisis de ECOFIN, del Blog de Mangement & Leadership y del Blog ECOFIN Business Schools. Junta Directiva de Governance2014. Coordinador académico de e Latam. Profesor de la EEN (Escuela Europea de Negocios).
Eduardo Rebollada Casado, miembro de la Junta Directiva de Governance2014 y co- autor con José Luis Zunni de más de 200 artículos de Management y liderazgo en la EEN (Escuela Europea de Negocios) y colaborador del Blog Management & Liderazgo de ECOFIN